De opdrachtgever uit dit voorbeeld verhuurt producten voor festivals en evenementen. De prijs voor zijn dienst is opgebouwd uit een aantal vaste variabelen, waaronder de afstand, het type product en de duur van de verhuur. De bezoeker maakt hierin een keuze bij het invullen van het offerte formulier. Nadat het formulier wordt verzonden, berekent het systeem wat de prijs is en wordt automatisch een voorstel gegenereerd. De aanvrager ontvangt binnen enkele minuten een e-mail met daarin de offerte van het verhuur bedrijf en kan deze online accorderen!
Om deze automatisering te realiseren, hebben we ons verdiept in hoe een offerte tot stand komt. We hebben de variabelen die een rol spelen geïdentificeerd en achterhaald met welke formules de prijs wordt berekend. Als deze informatie eenmaal boven water is, kennen we de inhoud van de offerte. Vervolgens is er een formulier ontwikkeld waar de klant zijn/haar aanvraag kan doen, een portaal waar onze opdrachtgever de offerte aanvragen binnen ziet komen en een mail functionaliteit die zorgt dat de offerte snel in de mailbox van de klant zit.
Het resultaat
Het automatiseren van het offerte traject heeft onze opdrachtgever veel opgeleverd. Zelf is hij geen tijd meer kwijt aan het opstellen van offertes, de (potentiële) klant ontvangt razendsnel een online offerte en deze kan nog eenvoudig online geaccordeerd worden ook. En zit er incidenteel een keer een aanvraag bij die niet gestandaardiseerd kan worden afgehandeld (bijvoorbeeld doordat deze > 250 kilometer verderop geleverd moet worden)? Dan informeren we de aanvrager daarover en kan er altijd nog een offerte op maat worden gemaakt, net zoals vóór de automatisering...
